קסניה מרדכי, יועצת מס וחשבת שכר בכירה, בעלת ניסיון של 15 שנים בתחום ומוניטין רב שצברה לאחר שהעניקה שירותים למאות לקוחות, עצמאיים, בעלי עסקים קטנים ובינוניים וחברות גדולות. שוחחנו עם קסניה ולמדנו על חשיבות הליווי המקצועי לעסקים קטנים, בייחוד על רקע התקופה האחרונה.
עסק עצמאי בתחילת דרכו זקוק לליווי צמוד ומיוחד
"במהלך הקריירה שלי עבדתי עם מספר משרדי רו"ח גדולים ונוכחתי שעסקים קטנים לא מקבלים את כל תשומת הלב המגיעה להם. האג'נדה המקצועית שלי אומרת שאם אני רוצה לראות עסק עצמאי פורח, גדל משנה לשנה, מבוסס ומחושב אני חייבת לקחת אותו יד ביד בתחילת דרכו ולעבור איתו את כל שלבי ההקמה וההתבססות, ללמד אותו להתנהל מול המוסדות, להעניק לו הכוונה לתנאי השוק ודרישות החוק".
מה כולל תהליך הליווי שאת מעניקה לעסקים קטנים?
"כל לקוח הופך לפרויקט אישי שלי. בייחוד בעבודה עם עסקים קטנים, שיטת העבודה שלי כוללת ייעוץ מקיף בכל הקשור להתנהלות העסקית. המון בעלי עסקים קטנים לא יודעים כיצד להתנהל, הם פותחים את העסק מתוך תשוקה לתחום מסוים, אך עם ידע מוגבל בכל הקשור לניהול כלכלי של העסק. ליווי אישי של מומחה מקצועי לבעלי עסקים קטנים נועד לייעל את העסק ולחסוך טעויות".
אילו תחומים הם החשובים ביותר במהלך העבודה עם עסקים קטנים?
"בעסקים חדשים הדבר החשוב ביותר הוא תכנון נכון. כאשר יודעים כיצד לתכנן את המודל העסקי ניתן להתקדם בביטחה. בנוסף, תמחור נכון קריטי בחשיבותו. טעות שכיחה בקרב בעלי עסקים קטנים היא שהם לא יודעים כיצד לתמחר את המוצרים שלהם או את השירות שהם מעניקים. בסופו של דבר הם לא יודעים מה הרווח שנותר להם מכל מכירה. במסגרת הליווי שלי אנחנו בונים מודל תכנון יעיל ותמחור שמשתלם להם כלכלית. בנוסף, אנחנו מנהלים תזרים מזומנים, נושא שרבים מייחסים לו חשיבות זניחה, אך מדובר בעניין חשוב מאוד".
על מנת לעשות סדר ללקוחותיה בעלי העסקים, קסניה פיתחה שיטה ייחודית לניהול הוצאות מוכרות בעסק בשם "שיטת ארבע המעטפות". השיטה מתאימה לכל סוגי העסקים והופכת את ניהול ההוצאות בעסק לקל, פשוט ובטוח.
בנושא זה, קסניה מבהירה כי לכל עסק יש ייחודיות משלו, ולכן זה חשוב מאוד לדייק הוצאות בהתאם לאופיו של העסק. כך לדוגמה, מטפלת רגשית נעזרת בעבודתה בכלב טיפולי. הכלב הזה משמש ככלי עבודה עבור בעלת העסק, ולכן על ההוצאות של הכלב המטפלת יכולה להצהיר כהוצאה מוכרת. דוגמה נוספת הינה של מאמן כושר, בגדי הספורט שהוא רוכש במיוחד עבור עבודתו, אינם מותרות אלא חלק אינטגרלי מהוצאות השוטפות של העסק, ולכן יכולים להיחשב כהוצאה מוכרת.
במסגרת שירותיה, קסניה מתמחה בהחזר מס לשכירים. עובד ששילם מס הכנסה בסכומים הגבוהים מאלו שהיה אמור לשלם על פי החוק, זכאי לקבל החזר מס מהמדינה. את החזר המס ניתן לבקש עד 6 שנים לאחר תום שנת המס שבגינה מבקשים את ההחזר.
"אנשים רבים נמנעים מלבקש החזרי מס בשל החשש שבסופו של דבר יצטרכו לשלם למס הכנסה, זו אגדה אורבנית, אין ממה לחשוש. מבחינה סטטיסטית ישנם המון אנשים שזכאים להחזרי מס ולא מנצלים זאת בשל חשש מיותר. אני ממליצה במיוחד לאנשים שנמצאים בהליך גירושים לנסות לבדוק את האופציה של החזר מס לפני מעמד החתימה על הסכם הגירושים, כיוון שלאחר פירוק התא המשפחתי יש לקבל הסכמה הדדית להחזר המס, ולעיתים זה עלול להוות מכשול."
כיצד היית ממליצה לאנשים להתנהל כלכלית בתקופה הנוכחית, לנוכח משבר הקורונה?
אנשים רבים נוטים לקחת הלוואות רבות על מנת לא להיקלע לבור תזרימי. לעיתים הם אינם חושבים או מתכננים כיצד הם מתכוונים להחזיר את ההלוואה. אני ממליצה לעשות תזרים מזומנים לעסק בטרם לקיחת ההלוואה, כדי לראות האם היכולת הכלכלית בעתיד מאפשרת את החזרת ההלוואה. בנוסף, חשוב להיעזר באנשי מקצוע על מנת לשמוע דעה מקצועית ואובייקטיבית, ולעיתים אף היתכנות של חלופות אפשריות נוחות יותר.
קסניה מקדישה זמן רב להתנדבות באמצעות הרצאות מקצועיות בנושא התנהלות כלכלית נכונה לבעלי עסקים, על כך היא מספרת "לאחר שנים של ניסיון במהלכן פיתחתי שיטות עבודה ייחודיות וסייעתי לבעלי עסקים רבים, חיפשתי כיצד לתרום לקהילת העצמאים ובעלי העסקים הקטנים, והתחלתי לקיים הרצאות קטנות עבור הקהל הרחב בנושא התנהלות כלכלית נכונה. במהלך ההרצאות אני מעניקה כלים בסיסיים לניהול עסק בצורה נכונה. לשמחתי הגדולה עם הזמן ההרצאות הפכו למבוקשות מאוד, ואני מתמלאת בגאווה בכל פעם שמזמינים אותי להרצות ושיש ביכולתי לסייע לבעלי עסקים בתחילת דרכם".
